Chùa Liên Hoa Garden Grove HT. Thích Chơn Thành By Board of Directors & Thích Trừng Sỹ
ĐIỀU LỆ CHÙA LIÊN HOA GARDEN GROVE (BẢN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG NĂM 2026)
ĐIỀU LỆ SỬA ĐỔI
Amended and Restated Bylaws of Liên Hoa Temple in Garden Grove (2026)
Điều lệ sửa đổi này thay thế toàn bộ Điều lệ ban đầu và là căn cứ pháp lý điều chỉnh việc tổ chức và hoạt động của VAN HANH ASSEMBLY – LIEN HOA TEMPLE, một tổ chức phi lợi nhuận được thành lập theo luật của Tiểu bang California, trừ trường hợp pháp luật hoặc Điều lệ Thành lập (Articles of Incorporation) có quy định khác.
ĐIỀU 1 – TRỤ SỞ
Mục 1. Trụ sở chính
Trụ sở chính của Chùa Liên Hoa đặt tại 9561 Bixby Street, Garden Grove, California 92841, Hoa Kỳ.
Hội đồng Quản trị có quyền thay đổi địa điểm trụ sở chính khi cần thiết. Mọi thay đổi phải được ghi nhận trong biên bản họp của Hội đồng Quản trị.
Mục 2. Các địa điểm khác
Hội đồng Quản trị có thể thành lập thêm các cơ sở, chi nhánh hoặc các địa điểm sinh hoạt Phật sự khác tại bất kỳ nơi nào khi cần thiết, nhằm phục vụ các hoạt động tu học, hoằng pháp, giáo dục, văn hóa, từ thiện và các mục đích hợp pháp của Chùa.
ĐIỀU 2 – MỤC ĐÍCH
Mục 1. Mục đích
Mục đích của VAN HANH ASSEMBLY – LIEN HOA TEMPLE là cung cấp và hỗ trợ các dịch vụ tôn giáo, từ thiện, giáo dục, hoằng Pháp và xã hội tại Hoa Kỳ và ở nước ngoài.
Mục 2. Tổ chức
VAN HANH ASSEMBLY – LIEN HOA TEMPLE được tổ chức độc quyền nhằm các mục đích giáo dục, tôn giáo (tu học, hoằng pháp), từ thiện, xã hội và khoa học theo Điều 501(c)(3) của Bộ luật Thuế Thu nhập Nội địa Hoa Kỳ (Internal Revenue Code).
ĐIỀU 3 – THÀNH VIÊN
Mục 1. Thành viên
Các thành viên hợp pháp của Chùa Liên Hoa có thể được bầu chọn từ nhiều tiểu bang khác nhau trên toàn lãnh thổ Hoa Kỳ và không nhất thiết phải cư trú tại Thành phố Garden Grove, California. Một số thành viên có thể được bổ nhiệm tham gia Hội đồng Điều hành của Chùa theo Điều lệ và Quy chế nội bộ của Chùa.
ĐIỀU 4 – CÁC CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Mục 1. Cuộc họp thường niên
Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp thường niên định kỳ sẽ do Hội đồng Quản trị quyết định.
Mục 2. Các cuộc họp định kỳ và địa điểm họp
Các cuộc họp định kỳ của Hội đồng Quản trị được tổ chức mỗi quý một lần, vào các tháng Một, Tư, Bảy và Mười hằng năm, vào một ngày phù hợp do Hội đồng Quản trị quyết định. Cuộc họp được tổ chức tại trụ sở chính của Chùa Liên Hoa hoặc trực tuyến qua Zoom, theo quyết định của Hội đồng Quản trị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên tham dự.
Điều 3. Các cuộc họp đặc biệt
Các cuộc họp đặc biệt của Hội đồng Quản trị có thể được triệu tập bởi Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc bất kỳ hai (02) thành viên nào của Hội đồng Quản trị và được tổ chức vào thời gian và địa điểm do người triệu tập quyết định. Thông báo về cuộc họp đặc biệt phải được gửi đến tất cả các thành viên Hội đồng Quản trị ít nhất bảy (07) ngày trước ngày họp bằng thư điện tử (email), thư bưu điện hoặc điện thoại. Thông báo phải nêu rõ mục đích của cuộc họp.
Điều 4. Túc số
Số lượng thành viên tối thiểu để họp hợp lệ. Túc số của cuộc họp là đa số thành viên Hội đồng quản trị đang đương nhiệm. Khi cuộc họp có đủ túc số, các quyết định được đa số thành viên Hội đồng quản trị có mặt tại cuộc họp biểu quyết thông qua được xem là quyết định của Hội đồng quản trị. Không được tiến hành bất kỳ công việc nào hoặc đưa ra hay thông qua bất kỳ kiến nghị nào nếu không có đủ túc số.
Điều 5. Tham dự cuộc họp
Một hoặc nhiều thành viên Hội đồng quản trị có thể tham dự cuộc họp của Hội đồng quản trị hoặc của bất kỳ ủy ban nào trực thuộc Hội đồng thông qua hình thức hội nghị điện thoại, mạng máy tính tương tác hoặc các phương tiện liên lạc tương tự, qua đó tất cả những người tham dự cuộc họp có thể giao tiếp với nhau.
Điều 6. Tổ chức cuộc họp
Mỗi cuộc họp của Hội đồng Quản trị do Chủ tịch chủ trì. Trường hợp Chủ tịch vắng mặt, Phó Chủ tịch chủ trì. Nếu cả Chủ tịch và Phó Chủ tịch đều vắng mặt, Hội đồng Quản trị bầu một thành viên làm Chủ tọa.
Thư ký chịu trách nhiệm lập biên bản cuộc họp. Trường hợp Thư ký vắng mặt, Chủ tịch chỉ định người thay thế. Thủ quỹ thực hiện nhiệm vụ theo chức trách; nếu vắng mặt, Chủ tịch chỉ định người thay thế.
Cuộc họp được tiến hành theo chương trình nghị sự do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phê duyệt. Thành viên Hội đồng Quản trị có quyền đề nghị bổ sung hoặc phản đối nội dung chương trình nghị sự trong tinh thần hòa hợp, tương kính và xây dựng. Mọi vấn đề đưa ra biểu quyết được quyết định theo đa số phiếu của các thành viên có mặt tại cuộc họp hợp lệ và có đủ túc số.
Biên bản phải được lập cho mỗi cuộc họp. Tại mỗi cuộc họp, Hội đồng Quản trị xem xét và biểu quyết thông qua hoặc sửa đổi biên bản của cuộc họp trước.
Điều 7. Chấp thuận bằng văn bản thay cho cuộc họp
Trừ khi Điều lệ này có quy định khác, mọi hành động thuộc thẩm quyền của Hội đồng Quản trị có thể được thông qua mà không cần tổ chức cuộc họp nếu tất cả thành viên Hội đồng Quản trị có quyền biểu quyết đối với hành động đó đồng ý bằng văn bản, bao gồm văn bản giấy, thư điện tử (email) hoặc các hình thức truyền thông điện tử khác được pháp luật cho phép.
Văn bản chấp thuận phải nêu rõ nội dung được thông qua và có chữ ký hoặc hình thức xác nhận điện tử hợp lệ của tất cả thành viên có quyền biểu quyết. Văn bản chấp thuận có giá trị pháp lý như một nghị quyết được thông qua hợp lệ tại cuộc họp của Hội đồng Quản trị và phải được Thư ký Hội đồng lưu giữ trong hồ sơ chính thức.
Mục 12. Séc và Giấy nợ
Mọi séc, hối phiếu, lệnh thanh toán, giấy nợ hoặc chứng từ nợ do Chùa phát hành phải được ký bởi một hoặc nhiều viên chức được Hội đồng Quản trị chỉ định bằng nghị quyết.
Mục 13. Ký xác nhận tài liệu và hợp đồng
Mọi văn bản, hợp đồng hoặc giao dịch pháp lý nhân danh Chùa chỉ được ký bởi người có thẩm quyền theo Điều lệ này hoặc theo nghị quyết hợp lệ của Hội đồng Quản trị.
Các thành viên Hội đồng điều hành có trách nhiệm thực hiện và tuân thủ việc phân công thẩm quyền ký kết của Hội đồng Quản trị.
Mục 14. Vận động và Phát biểu của Hội đồng
Chùa là tổ chức phi chính trị, không tham gia, ủng hộ, tài trợ, vận động tranh cử hoặc can thiệp vào bất kỳ hoạt động chính trị, đảng phái hay ứng cử viên nào.
Mọi phát ngôn, tuyên bố hoặc hành động nhân danh Chùa chỉ được thực hiện cho mục đích tôn giáo, hoằng pháp, đạo đức, giáo dục, từ thiện và xã hội, phù hợp với Điều lệ này.
Bất kỳ phát biểu hoặc tuyên bố đại diện Chùa phải được Hội đồng Quản trị phê duyệt trước bằng đa số phiếu tại cuộc họp hợp lệ trước khi được công bố hoặc phổ biến dưới bất kỳ hình thức nào.
Hội đồng Quản trị gồm 5 (năm) viên chức: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Thư ký, Thủ quỹ và Kiểm toán viên.
Các viên chức được Hội đồng Quản trị bầu tại cuộc họp thường niên và sau đó được Hội đồng Quản trị phân công giữ các chức vụ cụ thể.
Một cá nhân có thể kiêm nhiệm tối đa hai (02) chức vụ trong Hội đồng Quản trị.
Mục 2. Miễn nhiệm viên chức
Mục 3. Từ nhiệm
Bất kỳ viên chức nào cũng có thể từ nhiệm vào bất kỳ thời điểm nào bằng cách gửi thông báo từ nhiệm bằng văn bản đến Hội đồng quản trị. Việc từ nhiệm có hiệu lực kể từ thời điểm Hội đồng Quản trị nhận được thông báo hoặc vào thời điểm khác được ghi rõ trong thông báo từ nhiệm.
Mục 4. Nhiệm vụ của Chủ tịch
Chủ tịch Chùa Liên Hoa tại Garden Grove là Tỳ-kheo có giới đức, đạo hạnh, uy tín và tư cách tốt, đã trải qua quá trình xuất gia tu học chuyên sâu và có trình độ Phật học cao.
Phối hợp với Ban Điều hành, Chủ tịch triệu tập và thông báo các cuộc họp của Hội đồng Quản trị theo định kỳ hoặc khi cần thiết, đồng thời chủ tọa các cuộc họp hoặc chỉ định một thành viên đủ điều kiện làm chủ tọa theo quy định của Điều lệ.
Theo nghị quyết hoặc ủy quyền của Hội đồng Quản trị, Chủ tịch đại diện Chùa ký kết các hợp đồng, văn kiện, tài liệu tài chính và các giấy tờ quan trọng khác, trừ trường hợp thẩm quyền này được ủy quyền cho người khác bởi Hội đồng Quản trị.
Chủ tịch chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng Quản trị và, thông qua Ban Điều hành, điều phối toàn bộ hoạt động Phật sự của Chùa, bao gồm tu học, giáo dục, hoằng pháp, văn hóa, từ thiện, hoạt động cộng đồng và các hoạt động hợp pháp khác.
Mục 5. Nhiệm vụ của Phó Chủ tịch
Phó Chủ tịch có trách nhiệm chủ trì các cuộc họp trong trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc theo phân công của Chủ tịch; đồng thời chủ trì các ủy ban thường trực hoặc ủy ban đặc biệt do Hội đồng Quản trị chỉ định. Phó Chủ tịch có các quyền hạn khác và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hội đồng Quản trị đối với chức danh này.
Mục 6. Nhiệm vụ của Thư ký
Thư ký có trách nhiệm tham dự các cuộc họp của Hội đồng Quản trị, ghi biên bản và kết quả biểu quyết, đồng thời lưu giữ biên bản, nghị quyết và các quyết định chính thức của Hội đồng.
Thư ký chuẩn bị và gửi thông báo họp, chương trình nghị sự và biên bản cho các thành viên Hội đồng, đồng thời bảo đảm việc lưu trữ hồ sơ của Chùa đầy đủ, có hệ thống và phù hợp với các hoạt động Phật sự của Chùa Liên Hoa.
Mục 7. Nhiệm vụ của Thủ quỹ
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và giám sát các quỹ của Chùa; chỉ thực hiện chi trả và giải ngân theo nghị quyết hoặc phê duyệt của Hội đồng Quản trị.
Thủ quỹ lập và trình báo cáo tài chính định kỳ hàng quý cho Hội đồng Quản trị, bao gồm thu nhập, chi tiêu và dự toán.
Thủ quỹ bảo đảm hồ sơ tài chính được lưu giữ đầy đủ, minh bạch và cung cấp cho Hội đồng Quản trị khi được yêu cầu phục vụ công tác giám sát và quản trị theo Điều lệ.
Mục 8. Nhiệm vụ của Kiểm toán viên
Kiểm toán viên có trách nhiệm rà soát và giám sát độc lập các hoạt động tài chính và vận hành của Chùa, nhằm bảo đảm tính minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định, chính sách hiện hành.
Kiểm toán viên kiểm tra báo cáo tài chính và các hồ sơ liên quan khi cần thiết, đồng thời trình báo cáo và kiến nghị cho Hội đồng Quản trị về các vấn đề cần lưu ý, điều chỉnh hoặc làm rõ.
Kiểm toán viên bảo đảm việc lưu trữ hồ sơ tài chính minh bạch và hỗ trợ cung cấp thông tin cho Hội đồng Quản trị khi được yêu cầu phục vụ công tác giám sát.
Thành viên Hội đồng Quản trị của Chùa phải đặt lợi ích của Chùa và các hoạt động Phật sự, hoằng pháp, giáo dục, văn hóa, từ thiện và phục vụ cộng đồng lên trên lợi ích cá nhân.
Thành viên không được lợi dụng Phật sự hoặc chức vụ, quyền hạn của Chùa để mưu cầu lợi ích cá nhân. Trường hợp có hoặc có thể có xung đột lợi ích, thành viên đó không được tham gia thảo luận, quyết định, thực hiện, quản lý hoặc biểu quyết đối với công việc Phật sự có liên quan.
Thông báo về các cuộc họp thường kỳ, họp bất thường và họp thường niên phải nêu rõ địa điểm, ngày và giờ họp, cùng các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu, và phải được gửi ít nhất 5 ngày trước thời điểm họp. Thông báo có thể được gửi qua fax, email, thư tín, tin nhắn thoại (voicemail), hoặc trao tay trực tiếp, dưới hình thức văn bản hoặc thông báo bằng lời nói.
Bất kỳ thành viên Ban Điều hành nào có hành vi vi phạm pháp luật hiện hành hoặc gây thiệt hại đối với tài sản của Chùa đều phải tự chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý đối với các hành vi đó.
Chùa không chịu bất kỳ trách nhiệm dân sự, hình sự hoặc tài chính nào, và không liên đới đối với các hành vi vi phạm của cá nhân đó.
Mục 2. Tạm ứng chi phí
Chùa có thể thanh toán chi phí luật sư và các chi phí phục vụ hoạt động chung của Chùa. Đối với các công việc Phật sự do thành viên Ban Điều hành thực hiện theo sự phân công hoặc ủy quyền của Chùa, Chùa có thể tạm ứng hoặc chi trả các chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Mục 3. Bảo hiểm
Chùa có quyền mua và duy trì bảo hiểm tài sản và các loại bảo hiểm cần thiết khác nhằm phục vụ hoạt động của Chùa. Việc mua bảo hiểm cho cá nhân thành viên, hoặc người đại diện của Chùa (nếu có) chỉ được thực hiện trong trường hợp đặc biệt và phải được Ban Điều hành phê duyệt bằng văn bản, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Tại cuộc họp thường niên của Hội đồng Quản trị, Chủ tịch và Thủ quỹ phải trình bày bằng văn bản báo cáo tài chính thường niên của Chùa, bao gồm các khoản thu, chi, tài sản, công nợ (nếu có), và việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn tài chính phục vụ các hoạt động Phật sự, hoằng pháp, giáo dục, văn hóa, từ thiện và các mục đích hợp pháp khác của Chùa. Báo cáo thường niên phải được đính kèm và lưu cùng biên bản cuộc họp thường niên của Hội đồng Quản trị.
Việc tiếp nhận, mua, bán, chuyển nhượng, cho thuê, xây dựng, cải tạo, mở rộng hoặc thực hiện các giao dịch hợp pháp khác liên quan đến bất động sản của Chùa phải được Hội đồng Quản trị phê duyệt theo thẩm quyền quy định tại Điều lệ này.
Mọi giao dịch về bất động sản phải nhằm phục vụ các hoạt động Phật sự, bao gồm tu học, hoằng pháp, giáo dục, văn hóa, từ thiện, hoạt động xã hội và các mục đích hợp pháp khác của Chùa, đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
Mục 2. Công cụ thanh toán
Tất cả séc, lệnh chi trả, kỳ phiếu và các công cụ thanh toán tương tự của Chùa chỉ có hiệu lực pháp lý khi được ký bởi một hoặc nhiều viên chức được Hội đồng Quản trị ủy quyền bằng văn bản, theo đúng thẩm quyền và thủ tục quy định trong Điều lệ Chùa.
Khi Chùa Liên Hoa (Garden Grove) giải thể, toàn bộ tài sản còn lại sau khi thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính sẽ được chuyển giao cho một hoặc nhiều tổ chức được miễn thuế theo Mục 501(c)(3) của Bộ luật Thuế Nội địa Hoa Kỳ, có mục đích hoạt động tương tự trong các lĩnh vực Phật sự, giáo dục, văn hóa, từ thiện hoặc công ích.
Trường hợp không thể thực hiện việc chuyển giao theo quy định trên, tài sản còn lại sẽ được xử lý theo quyết định của tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, phù hợp với pháp luật hiện hành.
Chùa phải lưu giữ tại trụ sở chính các hồ sơ và tài liệu sau:
(a) Biên bản và các hồ sơ liên quan đến các cuộc họp của Hội đồng Quản trị;
(b) Điều lệ của Chùa, bao gồm toàn bộ các sửa đổi và bổ sung hiện hành;
(c) Sổ sách, hồ sơ kế toán và tài chính phản ánh đầy đủ và trung thực hoạt động của Chùa.
Điều lệ của Chùa có thể được sửa đổi hoặc bổ sung khi xét thấy cần thiết nhằm đáp ứng các hoạt động về vận hành, quản trị và Phật sự của Chùa.
Mọi sửa đổi hoặc bổ sung phải được Hội đồng Quản trị thông qua tại cuộc họp hợp lệ được triệu tập đúng quy định, theo đúng trình tự, điều kiện số lượng
